Kさんへ

仮に、自分にはある程度満足のいく資料づくりができても、これを他人、特に職場の若い人たちに伝えることは自分が創るよりも難しいものである。
先日、遂に以下のような文章にして職場の後輩に手渡した。

Kさん、昨日話した資料作りについては、三つのパターンがあるようです。
①話したい内容、説明したいことを順序立てて記述する方法。
②文章表現だけで、コンパクトな概要版にまとめる方法。
③スキームを使ったコンパクトな概要版にまとめ、詳細資料や図表は別綴じとする方法。
以上のパターンには、当然ながらそれぞれ長所と短所があります。
①は、長くなったり、論点や課題が見えにくくなる嫌いがあり、時間のない上司への協議資料には不向きのようです。
②は、年長者には、最適の資料でしょう。ただし、別紙で端的に説明できる関連資料や図表の準備が不可欠ですが。これには、協議のポイントと結論が明示されている《１枚紙》、概要の判る《数枚紙》、個別説明のための《詳細資料》という“組み合わせ”がオーソドックスなパターンと思います。
③は、後で文章化することが必要になる場合があります。プレゼンテーションや若い人とのディスカッションには好適ですが、慣れていない人には不向きです。しかし、逆手にとって相手を煙にまく、ということもできます。この資料作成には、センスが要りますので、無責任にはできないところもありますが、相手次第というところでしょうか。
いづれにしても、資料作りにも自分の“狙い”“戦略”が不可欠です。トップの判断を仰ぐための客観的な情報が漏れてはいけませんが、どのような結論を導きたいのか、という意思が必要ということです。狙いがボケていては良い資料は作れません。
この三つのパターン、方法は、文章ばかりでなく、スケジュールにも適用できそうです。組織全体の各業務が一望できる《一枚紙のスケジュール表》、主なチェック・ポイントが判る《数枚の、又はつなぎ合わされたスケジュール表》、そして各事業の実施の詳細が判る《スケジュール表》という分け方になろうかと思います。
要は詳細な流れがチェックされて組み立てられた事業がベースにないと、効果的な事業の実行は不可能です。全体の流れ（アウトライン）を念頭に置きながら、まずはこの詳細な組み立てから入り、全体のスケジュールをフローチャート形式にまとめていきます。
理想を言えば、《文章表現》と《フローチャート》が準備されていれば“安心”という訳でしょうか。
さて、その効果はどうであろうか？
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1997/05/06